Controlar viáticos (anticipados y vencidos)
Registrar compras de bienes o servicios por parte del empleado se puede realizar desde el módulo de compras con una orden de compra. Hay empresas que prefieren separar este proceso de las compras de mercadería y es por eso que existe este tutorial.
Este tutorial esta enfocado en el pago de viáticos a los empleados. Hay dos formas de pagar viáticos:
- Pago anticipado
- Pago vencido
Se ejemplificaran las dos formas en este tutorial.
Pago de Viáticos Anticipados
Cuando se pagan viáticos anticipados, primero se hace una transferencia de la cuenta monetaria a la caja chica del empleado, y luego cuando el empleado reporta sus gastos, se ingresan los gastos desde la caja chica del empleado hacia la cuenta de gastos.
Los pasos para registrar la transferencia monetaria a la caja chica del empleado son los siguientes:
- Ir a “Contabilidad”.
- Seleccionar “Transacciones”.
- Seleccionar “Nueva transacción”.
En el siguiente ejemplo se registra un cheque a un empleado desde “cuenta monetaria” hacia “caja chica del empleado”. Las opciones para hacerla transferencia monetaria a la caja chica del empleado son las siguientes:
a. Coloque el nombre del empleado
b. Si quiere imprimir el cheque desde el sistema coloque “Generar Impresión”.
c. Coloque una referencia para que sea mas fácil buscar el pago en el listado de transacciones.
d. Coloque la fecha en la que se puede cobrar el pago.
e. Seleccione desde que cuenta se va emitir el cheque al empleado.
f. Coloque la cantidad por la que se va emitir el cheque.
g. Coloque la cuenta de la caja chica del empleado, en este ejemplo se selecciona “caja chica empleados”.
Para crear la transferencia seleccione “Crear nueva transacción”. El siguiente paso es registrar los gastos que haga el empleado de viáticos por medio de una transacción contable que salga desde “caja chica empleados” hacia “viáticos”.
Los pasos para registrar los gastos de viáticos hechos por el empleado son los siguientes:
- Ir a “Contabilidad”.
- Seleccionar “Transacciones”.
- Seleccionar “Nueva Transacción”.
Hay dos maneras de registrar los gastos:
- Ingresar una transacción por factura de los gastos.
- Ingresar un saldo total de los gastos.
En el siguiente ejemplo se muestra como registrar los gastos por factura. Las opciones a colocar para registrar los gastos de viáticos son las siguientes:
a. Coloque el nombre del proveedor
b. Coloque una referencia para que sea mas fácil buscar este gasto en las transacciones.
c. Si le dieron factura por la compra, coloque el numero de factura, si no deje esta campo en blanco.
d. Si le dieron factura por la compra, coloque la fecha de la factura, si no deje esta campo en blanco.
e. Coloque la fecha en que se espera pagar los gastos del empleado.
f. Seleccione la cuenta “cuentas por pagar a empleados” porque se esta generando una deuda.
g. Coloque la cantidad total por la que se hizo el gasto.
h. Seleccione la cuenta gasto, en este ejemplo seleccionamos “gasolina”, pero también podría desglosar mas rubros de gastos para especificar mas los gastos de viáticos.
Para crear el registro de gastos seleccione “Crear nueva transacción”.
Pago de Viáticos Vencidos
Cuando se pagan viáticos vencidos, primero se registra el gasto que tuvo el empleado, y luego se pagan los gastos del empleado. Los pasos para registrar los gastos del empleado son los siguientes:
- Ir a “Contabilidad”.
- Seleccionar “Transacciones”.
- Seleccionar “Nueva Transacción”.
En el siguiente ejemplo se muestra como registrar los gastos por factura. Las opciones a colocar para registrar los gastos de viáticos son las siguientes:
a. Coloque el nombre del proveedor
b. Coloque una referencia para que sea mas fácil buscar este gasto en las transacciones.
c. Si le dieron factura por la compra, coloque el numero de factura, si no deje esta campo en blanco.
d. Si le dieron factura por la compra, coloque la fecha de la factura, si no deje esta campo en blanco.
e. Coloque la fecha en que se espera pagarle al empleado los gastos.
f. Seleccione la cuenta desde donde se hicieron los gastos, en este caso se selecciona “caja chica empleados”.
g. Coloque la cantidad total por la que se hizo el gasto.
h. Seleccione la cuenta gasto, en este ejemplo seleccionamos “gasolina”, pero también podría desglosar mas rubros de gastos para especificar mas los gastos de viáticos.
Para crear el registro de gastos seleccione “Crear nueva transacción”.
El siguiente paso es crear el pago de los viáticos al empleado. Los pasos para crear el pago son los siguientes:
- Ir a “Contabilidad”.
- Seleccionar “Transacciones”.
- Seleccionar “Nueva Transacción”.
En el siguiente ejemplo se registra un cheque a un empleado desde “cuenta monetaria” hacia “cuentas por pagar a empleados” para saldar la deuda de viáticos vencidos. Los campos a llenar son los siguientes:
a. Coloque el nombre del empleado
b. Si quiere imprimir el cheque desde el sistema coloque “Generar Impresión”.
c. Coloque una referencia para que sea mas fácil buscar el pago en el listado de transacciones.
d. Coloque la fecha en la que se puede cobrar el pago.
e. Seleccione desde que cuenta se va emitir el cheque al empleado.
f. Coloque la cantidad por la que se va emitir el cheque.
g. Coloque la cuenta “cuentas por pagar a empleados”.
Para crear la transferencia seleccione “Crear nueva transacción”.
Liquidaciones
pendiente