[Transacciones] Manejo de Cajas Chicas
Este tutorial esta enfocado en registrar los gastos de la empresa hecho por los empleados. Hay dos formas de registrar estos gastos:
- Gastos pagados anticipadamente: Se le da el efectivo al empleado para que el gaste y luego reporte sus gastos.
- Gastos pagados vencidos: El empleado gasta, reporta sus gastos y luego se le paga lo que gasto.
En las dos formas se recomienda manejar una caja chica del empleado, para poder registrar el traslado de fondos y registrar los gastos. Las dos formas se ejemplificaran en el siguiente tutorial.
Gastos pagados anticipadamente
Un gasto pagado anticipadamente es cuando primero se le da dinero al empleado, luego el empleado lo gasta y despues reporta sus gastos. Los pasos para registrar este proceso son los siguientes:
Primero vamos a registrar el traslado de fondos del banco hacia la caja chica del empleado.
- Ir a "Contabilidad".
- Seleccionar "Transacciones".
- Seleccionar "Nueva Transaccion".
Le apareceran las opciones para crear una nueva transaccion. En este ejemplo vamos a hacer un cheque a nombre del empleado y lo vamos a trasladar a su caja chica. Los campos que debe llenar son:
a. Coloque el nombre del empleado
b. Si quiere imprimir el cheque desde el sistema, coloque "Generar Impresion".
c. Coloque una referencia para que le sea mas facil encontrar este cheque en el listado de las transacciones.
d. Coloque la fecha en que se realiza el cheque.
e. Seleccione la cuenta de banco desde donde se realizara el cheque. Tambien se podria trasladar fondos desde efectivo, o desde la caja chica de la empresa hacia la caja chica del empleado. En este ejemplo lo haremos desde "Cuenta Banco G&T Continental" para generar un cheque.
f. Seleccione la cantidad por la que se va hacer el cheque.
g. Seleccione la caja chica del empleado.
Para realizar el traslado de fondos seleccione "Crear Transaccion" en la parte de abajo. Aqui estamos registrando el proceso para darle los fondos al empleado para que gaste. El siguiente paso es registrar los gastos del empleado.
Para registrar los gastos que realice el empleado con el dinero de la empresa hay que crear una nueva transaccion contable que sea desde "caja chica del empleado" hacia los gastos. Los gastos se pueden ingresar por factura, o totales. En el siguiente ejemplo haremos una transaccion de gasto del empleado de una factura. Los pasos para registrar los gastos son los siguientes:
- Ir a "Contabilidad".
- Seleccionar "Transacciones".
- Seleccionar "Nueva Transaccion".
En las opciones de nueva transaccion debera colocar lo siguiente:
a. Coloque el nombre del proveedor donde se hizo el gasto. Si es un proveedor nuevo seleccione "Agregar Nuevo Beneficiario"
b. Coloque una referencia del gasto que se esta registrando para que sea mas facil ubicarlo en el listado de transacciones.
c. Coloque el numero de factura, si no le dieron factura cuando hizo la compra, deje este campo en blanco.
d. Coloque la fecha de la factura, si no le dieron factura cuando hizo la compra, deje este campo en blanco.
e. Coloque la fecha en que se pago.
f. Seleccione desde donde se hizo el gasto, en este ejemplo seleccionamos "caja chica empleados" porque a esta cuenta se trasladaron los fondos desde el banco.
g. Coloque la cantidad que se gasto.
h. Seleccione la cuenta del gasto para registrar la compra. En este ejemplo seleccionamos la cuenta "agua", tambien se podrian seleccionar mas cuentas como "luz", "telefono", "comida" para dejar un registro mas amplio de lo que se esta gastando.
Para guardar los cambios presione "Crear transaccion".
Gastos pagados vencidos
La segunda opcion para pagar gastos de la empresa hechos por empleados es cuando el empleado primero gasta y despues se le paga lo que gasto. Los pasos para registrar este proceso son los siguientes:
Primero vamos a registrar el gasto de la empresa que hizo el empleado.
- Ir a "Contabilidad".
- Seleccionar "Transacciones".
- Seleccionar "Nueva Transaccion".
Los campos que debe llenar para registrar la transaccion de gastos del empleado son los siguientes:
a. Coloque el nombre del proveedor, si es un nuevo proveedor seleccione "Agregar Nuevo Beneficiario".
b. Coloque una referencia del gasto que se esta registrando para que sea mas facil buscarlo en el listado de transacciones.
c. Si le dieron factura al efectuar el gasto, coloque el numero de factura, si no, deje este campo en blanco.
d. Si le dieron factura al efectuar el gasto, coloque la fecha de la factura, si no, deje este campo en blanco.
e. Coloque la fecha en la que espera pagar este gasto al empleado.
f. Aqui debe seleccionar la cuenta "Cuentas por pagar a empleados" porque se esta creando una deuda.
g. Coloque la cantidad por la que fue el gasto.
h. Aqui debera colocar la cuenta de gasto, en este ejemplo colocamos "compras contado" pero se podrian crear cuentas de gastos mas especificas como "comida", "llantas", "repuestos", para llevar un control mas detallado de los gastos.
Para guardar los cambios presione "Crear nueva transaccion".
El siguiente paso es crear la transaccion del pago al empleado por estos gastos. Los pasos para hacerlo son los siguientes:
- Ir a "Contabilidad".
- Seleccionar "Transacciones".
- Seleccionar "Nueva Transaccion".
Las opciones a colocar para crear el pago al empleado por los gastos son las siguientes:
a. Coloque el nombre del empleado.
b. Coloque una referencia del pago para que sea mas facil buscarlo en el listado de transacciones.
c. Este campo fue llenado previamente cuando se ingreso el gasto, pero si desea que quede un registro de la factura que se esta pagando en esta transaccion, lo puede volver a colocar.
d. Este campo fue llenado previamente cuando se ingreso el gasto, pero si desea que quede un registro de la factura que se esta pagando en esta transaccion, lo puede volver a colocar.
e. Coloque la fecha en que se puede cobrar el cheque.
f. Seleccione la cuenta desde la que se va hacer el pago al empleado.
g. Seleccione la cantidad por la que se va hacer el pago.
h. Aqui debe colocar la cuenta "Cuentas por pagar a empleados" para saldar sus cuentas por pagar.
Para crear el pago presione "Crear nueva transaccion".
Liquidaciones
Cuando tiene multiples gastos de empleados que necesitan ser pagados en una sola operacion, puede utilizar el proceso de liquidacion en lugar de crear transacciones manuales una por una. Vea el tutorial de Liquidaciones para el procedimiento detallado.
En resumen, el proceso de liquidacion permite:
- Ir a la cuenta reconciliable (ej. "Cuentas por pagar a empleados").
- Hacer clic en "Liquidar".
- Seleccionar todas las partidas de gastos pendientes de pago.
- Completar el formulario con la cuenta de banco desde donde se paga y el beneficiario.
- Crear la transaccion, que automaticamente suma todos los gastos, crea una sola transaccion de pago y reconcilia todas las partidas seleccionadas.
Esto es mas eficiente que crear el pago manualmente y luego reconciliar partida por partida.