Tipificar las cuentas de egresos (Gastos o Costos)

Si su contador le pide el estado de resultados y los números del margen bruto no le cuadran, muchas veces la causa es una cuenta de egresos mal tipificada. Al momento de crear o revisar sus cuentas de gastos, decida si cada una es un costo o un gasto, para que aparezca en el lugar correcto del estado de resultados y demás reportes.

Diferencia entre Costo y Gasto

La pregunta clave es simple: ¿este egreso está ligado directamente a lo que usted produce o vende? En Zauru, las cuentas de tipo "Gastos" (tipo 3) se subdividen en dos categorias:

1. Costos: egresos directamente relacionados con la produccion o venta de bienes y servicios (ej. costo de mercaderia vendida, materia prima, mano de obra directa).
2. Gastos: egresos operativos y administrativos (ej. alquileres, salarios administrativos, servicios basicos, papeleria).

La diferencia es importante porque el estado de resultados muestra:

1. Ingresos
2. Costos (para calcular la utilidad bruta)
3. Gastos (para calcular la utilidad neta)

Cómo afecta el estado de resultados

El estado de resultados se arma en este orden (tipo de cuenta):

1. Ingresos
2. Costos: con estos se calcula la utilidad bruta (ingresos - costos).
3. Gastos: con estos se calcula la utilidad neta (utilidad bruta - gastos).

Dentro de cada sección, las cuentas se ordenan por el código y el nombre de su grupo de cuenta, y luego por el código de la cuenta, según la nomenclatura:

1. Ingresos
   1. Ingresos por ventas
   2. Otros ingresos
2. Costos
   1. Costos de mercadeo
   2. Costos de ventas
3. Gastos
   1. Alquileres
   2. Otros gastos
   3. Salarios

Es por eso que es importante que se tipifique correctamente la cuenta para que el estado de resultados muestre lo que necesita: ingresos, utilidad bruta (ingresos - costos) y utilidad neta (utilidad bruta - gastos).

Marcar una cuenta como Costo

Al crear o editar una cuenta contable de tipo "Gastos", debe marcar la casilla "Es costo" (atributo cost) si desea que esa cuenta aparezca en la seccion de Costos del estado de resultados. Si no la marca, aparecera en la seccion de Gastos operativos.

Por ejemplo:

• Cuenta "Costo de mercaderia vendida": marcar "Es costo" = SI
• Cuenta "Materia prima": marcar "Es costo" = SI
• Cuenta "Salarios administrativos": marcar "Es costo" = NO
• Cuenta "Alquiler de oficina": marcar "Es costo" = NO
• Cuenta "Comisiones de venta": marcar "Es costo" = SI (si es un costo de ventas)

Revisar que la cuenta este correctamente tipificada

Se requiere entrar a cada cuenta. Ya dentro de la cuenta se puede revisar si esta correcta la tipificacion de la cuenta.

En el detalle de una cuenta de tipo "Gastos" se muestra si la cuenta está marcada como costo. Si esta incorrecto, editar la cuenta y cambiarla.

Tipificacion en presupuestos

Al crear un presupuesto de egresos puede elegir cualquier cuenta de tipo "Gastos" (tipo 3), sea costo o gasto operativo: el presupuesto no distingue entre costo y gasto. El atributo cost solo cambia la sección del estado de resultados y la exportación de la nomenclatura.

Exportacion de nomenclatura

Al exportar la nomenclatura contable a Excel, las cuentas de tipo 3 (Gastos) se separan en dos grupos:

• Gastos operativos (cost = false)
• Costos (cost = true)

Esto permite revisar facilmente que cuentas estan correctamente clasificadas.

Con sus cuentas bien tipificadas, el estado de resultados mostrará ingresos, costos y gastos donde corresponde, y los márgenes de su negocio se leerán con claridad. Cuando exporte la nomenclatura a Excel, podrá revisar de un vistazo que ninguna cuenta quedó mal clasificada.

API (llamadas desde sistemas externos)

Obtener detalle de una cuenta contable

Incluye el atributo cost que indica si la cuenta de tipo "Gastos" esta tipificada como costo.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/accounting/accounts/1.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": 1,
  "zid": 1,
  "active": true,
  "code": "3.1.1",
  "name": "Costo de mercaderia vendida",
  "description": "Costo de ventas",
  "value": "0.0",
  "credit_limit": null,
  "liquid": false,
  "reconciliable": false,
  "account_group_id": 1,
  "currency_id": 1,
  "account_type_id": 3,
  "entity_id": 1,
  "updater_id": 1,
  "created_at": "2026-08-01 10:00:00.000000",
  "updated_at": "2026-08-01 10:00:00.000000",
  "splits_count": 0,
  "entries_count": 0,
  "cost": true
}

Crear una cuenta de gastos marcada como costo

Al crear una cuenta contable de tipo 3 (Gastos), use el atributo cost para decidir si aparecera en la seccion de Costos (cost: true) o de Gastos (cost: false) del estado de resultados.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "account": {
      "name": "Materia prima",
      "code": "3.1.2",
      "description": "Materia prima directa",
      "account_type_id": "3",
      "account_group_id": "1",
      "currency_id": "1",
      "active": true,
      "cost": true
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/accounting/accounts.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": 2,
  "zid": 2,
  "active": true,
  "code": "3.1.2",
  "name": "Materia prima",
  "description": "Materia prima directa",
  "value": "0.0",
  "credit_limit": null,
  "liquid": false,
  "reconciliable": false,
  "account_group_id": 1,
  "currency_id": 1,
  "account_type_id": 3,
  "entity_id": 1,
  "updater_id": 1,
  "created_at": "2026-08-01 10:00:00.000000",
  "updated_at": "2026-08-01 10:00:00.000000",
  "splits_count": 0,
  "entries_count": 0,
  "cost": true
}

Actualizar la tipificacion de una cuenta (marcar o desmarcar como costo)

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X PUT \
  -d '{
    "account": {
      "cost": true
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/accounting/accounts/1.json

En caso de exito, retorna un codigo HTTP 204 No Content (sin cuerpo).