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Tiempo personal

Cuando un empleado pide vacaciones o reporta una enfermedad, hay que saber cuántos días le quedan, aprobar la solicitud y asegurarse de que el pago llegue a su nómina. Aquí se gestiona el tiempo personal (vacaciones, enfermedad, permisos), desde la solicitud y su aprobación o rechazo hasta la consulta de saldos con historial completo.

Solicitudes de tiempo personal​

Cuando un empleado le pide una semana libre, ese pedido nace aquí como una solicitud. Las solicitudes de tiempo personal permiten a los empleados solicitar días libres y siguen un flujo de trabajo completo: en proceso, aprobado, rechazado y gozado.

Para acceder a las solicitudes:

  1. Ir a "Nominas".
  2. En "Tiempo personal", seleccionar "Solicitudes".

Listado de solicitudes​

El listado muestra todas las solicitudes con su estado:

Listado de solicitudes de tiempo personal con estados

  • En proceso (icono azul): solicitud pendiente de aprobacion.
  • Aprobado (icono verde con una verificacion): solicitud aprobada pero aun no gozada.
  • Rechazado (icono rojo): solicitud rechazada.
  • Gozado (icono verde con doble verificacion): solicitud aprobada y ya gozada.

Cada fila muestra: ID, empleado, tipo de tiempo personal, fecha de inicio, fecha de fin, dias solicitados y estado.

Crear una solicitud de tiempo personal​

  1. Hacer clic en "Nuevo".
  2. Completar los campos:

Formulario para crear una solicitud de tiempo personal

  • Empleado: seleccionar el empleado solicitante.
  • Tipo de tiempo personal: seleccionar el tipo (vacaciones, enfermedad, permiso personal, etc.).
  • Fecha de inicio: primer dia de la ausencia.
  • Fecha de fin: ultimo dia de la ausencia.
  • Dias: cantidad de dias habiles solicitados.
  • Notas: motivo o descripcion de la solicitud.
  1. Opcionalmente, adjuntar archivos PDF de respaldo (certificado medico, carta de solicitud, etc.).
  2. Hacer clic en "Guardar".

La solicitud queda en estado "En proceso".

Ver detalle de una solicitud​

En el listado, hacer clic en la solicitud para ver el detalle completo:

Detalle de una solicitud de tiempo personal

Informacion general​

  • ID de la solicitud.
  • Empleado.
  • Tipo de tiempo personal.
  • Fecha de inicio y fecha de fin.
  • Dias solicitados.
  • Notas.
  • Saldo de tiempo personal del empleado (enlace al historial).

Pago en contratos de destajo​

Para empleados contratados bajo la modalidad de destajo, el sistema muestra el calculo del pago de tiempo personal:

  • Tabla con las nominas recientes usadas para el calculo del promedio: rango de fechas de cada nomina, dias trabajados y monto.
  • Total de dias y monto considerado.
  • Promedio diario: resultado de dividir el monto total entre los dias.
  • Subtotal de pago de tiempo personal: promedio diario multiplicado por los dias de la solicitud.
  • Para cada beneficio/deduccion aplicable a tiempo personal: nombre y monto calculado.
  • Total a pagar: subtotal mas beneficios/deducciones asociados.

Este calculo se basa en la cantidad de nominas recientes configurada en "Configuraciones generales" para el promedio diario.

Documentos adjuntos​

Si se adjuntaron archivos PDF, se muestran como enlaces de descarga.

Flujo de trabajo​

Muestra las fases del flujo de trabajo con fecha, usuario e informacion relevante:

  • En proceso: quien creo la solicitud y cuando.
  • Aprobado: quien aprobo la solicitud y cuando.
  • Gozado: cuando se marco como gozada.
  • Rechazado: quien rechazo, la razon del rechazo y cuando (solo si aplica).

Aprobar una solicitud​

  1. En el detalle de la solicitud, hacer clic en "Aprobar" (icono de pulgar arriba).
  2. La solicitud cambia a estado "Aprobado".

Rechazar una solicitud​

  1. En el detalle de la solicitud, hacer clic en "Rechazar" (icono de pulgar abajo).
  2. Se abre un dialogo donde debe ingresar la "Razon del rechazo".
  3. Hacer clic en "Confirmar rechazo".
  4. La solicitud cambia a estado "Rechazado".

Desaprobar una solicitud​

Si una solicitud fue aprobada pero aun no ha sido gozada, se puede revertir la aprobacion:

  1. En el detalle de la solicitud aprobada, hacer clic en "Desaprobar".
  2. La solicitud regresa a estado "En proceso".

Revertir un rechazo​

Si una solicitud fue rechazada pero aun no ha sido gozada, se puede revertir el rechazo:

  1. En el detalle de la solicitud rechazada, hacer clic en "Desrechazar".
  2. La solicitud regresa a estado "En proceso".

Editar una solicitud​

  1. En el detalle de la solicitud, hacer clic en "Editar".
  2. Solo se pueden editar solicitudes que esten en estado "En proceso" (no aprobadas ni rechazadas).
  3. Modificar los campos necesarios.
  4. Hacer clic en "Guardar".

Borrar una solicitud​

En el detalle, hacer clic en "Borrar". Solo se pueden borrar solicitudes que esten en estado "En proceso" (no aprobadas ni rechazadas ni gozadas).

Imprimir una solicitud​

En el detalle de la solicitud, hacer clic en "Imprimir" para generar una version imprimible usando la plantilla configurada.

Saldos de tiempo personal​

Antes de aprobar unas vacaciones, conviene mirar aquí cuántos días le quedan al empleado y por qué. Los saldos de tiempo personal muestran la cantidad de días disponibles para cada empleado y el historial de movimientos.

Para acceder a los saldos:

  1. Ir a "Nominas".
  2. En "Tiempo personal", seleccionar "Saldos".

Listado de saldos​

El listado muestra todos los empleados con su saldo de tiempo personal. Se puede filtrar por:

Listado de saldos de tiempo personal por empleado

  • Activos: empleados con contrato activo.
  • Terminados: empleados con contrato terminado.
  • Todos: ambos estados.

Cada fila muestra: empleado, dias disponibles, dias gozados, dias pendientes.

Ver detalle del saldo​

En el listado, hacer clic en el empleado para ver el historial completo:

Detalle del saldo de tiempo personal con historial

  • Saldo actual: dias disponibles.
  • Historial de movimientos: tabla con cada movimiento que afecta el saldo:
    • Solicitudes de tiempo personal (dias gozados).
    • Incidencias que descuentan dias de tiempo personal.
    • Corridas de nomina que incluyen pagos de tiempo personal.
    • Cada movimiento muestra la fecha, tipo, descripcion, dias sumados/restados y saldo resultante.

Con las solicitudes y saldos al día, cada ausencia quedará registrada con su aprobación y su pago correspondiente. Cuando el empleado disfrute sus días, marque la solicitud como gozada y el saldo se ajustará solo: así el historial siempre contará la misma historia que la realidad.

API (llamadas desde sistemas externos)​

Listar solicitudes de tiempo personal​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

[
  {
    "id": 1,
    "zid": 2,
    "start_datetime": "2022-12-26T14:00:00.000Z",
    "end_datetime": "2023-01-02T23:00:00.000Z",
    "notes": "navidad -> año nuevo + 1 día post año nuevo ",
    "approved": true,
    "approved_at": "2022-12-19T18:30:48.596Z",
    "rejected": false,
    "rejected_at": null,
    "created_at": "2022-12-12T15:46:50.345Z",
    "updated_at": "2022-12-19T18:30:48.651Z",
    "entity_id": 3,
    "employee_id": 4,
    "approver_id": 3,
    "rejector_id": null,
    "creator_id": 3,
    "updater_id": 3,
    "personal_time_off_type_id": 5,
    "days": 6.5,
    "pdf1": {
      "url": null,
      "thumbnail": {
        "url": null
      }
    },
    "pdf2": {
      "url": null,
      "thumbnail": {
        "url": null
      }
    },
    "piecework_payment_last_payrolls_total": "0.0",
    "piecework_payment_last_payrolls_days": "0.0",
    "piecework_payment_subtotal": null,
    "piecework_payment_total": null,
    "paid": false,
    "paid_at": null,
    "rejected_reason": null,
    "enjoyed": true,
    "enjoyed_at": "2023-01-30T16:36:19.676Z"
  },
  {
    "id": 6,
    "zid": 7,
    "start_datetime": "2022-05-04T14:00:00.000Z",
    "end_datetime": "2022-05-04T23:00:00.000Z",
    "notes": "post boda",
    "approved": true,
    "approved_at": "2022-12-19T18:24:00.126Z",
    "rejected": false,
    "rejected_at": null,
    "created_at": "2022-06-29T00:40:15.152Z",
    "updated_at": "2022-12-19T18:24:00.246Z",
    "entity_id": 3,
    "employee_id": 4,
    "approver_id": 3,
    "rejector_id": null,
    "creator_id": 3,
    "updater_id": 3,
    "personal_time_off_type_id": 5,
    "days": 1.0,
    "pdf1": {
      "url": null,
      "thumbnail": {
        "url": null
      }
    },
    "pdf2": {
      "url": null,
      "thumbnail": {
        "url": null
      }
    },
    "piecework_payment_last_payrolls_total": "0.0",
    "piecework_payment_last_payrolls_days": "0.0",
    "piecework_payment_subtotal": null,
    "piecework_payment_total": null,
    "paid": false,
    "paid_at": null,
    "rejected_reason": null,
    "enjoyed": true,
    "enjoyed_at": "2023-05-18T23:47:05.957Z"
  }
]

Crear una solicitud de tiempo personal​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "personal_time_off_request": {
      "employee_id": "1",
      "personal_time_off_type_id": "1",
      "start_datetime": "2024-07-01T08:00:00",
      "end_datetime": "2024-07-05T17:00:00",
      "days": "5",
      "notes": "Vacaciones de verano"
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": "469",
  "zid": "268",
  "start_datetime": "2023-11-06 12:00:00",
  "end_datetime": "2023-11-24 22:00:00",
  "notes": "GRUPO 10-2023 Vacaciones La Vereda",
  "approved": true,
  "approved_at": "2023-11-02 18:25:33.722838",
  "rejected": false,
  "rejected_at": null,
  "created_at": "2023-11-02 18:19:16.794448",
  "updated_at": "2023-11-02 18:25:33.792208",
  "entity_id": "733",
  "employee_id": "10031",
  "approver_id": "2135",
  "rejector_id": null,
  "creator_id": "2135",
  "updater_id": "2135",
  "personal_time_off_type_id": "7",
  "days": "15",
  "pdf1": null,
  "pdf2": null,
  "piecework_payment_last_payrolls_total": "10431.230000",
  "piecework_payment_last_payrolls_days": "84.000000",
  "piecework_payment_subtotal": "1862.719643",
  "piecework_payment_total": "1897.750284",
  "paid": false,
  "paid_at": null,
  "rejected_reason": null,
  "enjoyed": true,
  "enjoyed_at": "2023-12-05 14:59:40.568445"
}

Aprobar una solicitud​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1/approve.json

Listar saldos de tiempo personal​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_balances.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

[
  {
    "id": "9126",
    "available_days": "0",
    "created_at": "2024-04-29 14:58:22.014126",
    "updated_at": "2024-04-29 14:58:22.014126",
    "entity_id": "733",
    "employee_id": "16000",
    "work_contract_id": "6417",
    "personal_time_off_logs_count": "0",
    "zid": "622"
  }
]

Ver una solicitud de tiempo personal​

Devuelve la solicitud con el empleado, tipo de tiempo personal y formularios asociados.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": "469",
  "zid": "268",
  "start_datetime": "2023-11-06 12:00:00",
  "end_datetime": "2023-11-24 22:00:00",
  "notes": "GRUPO 10-2023 Vacaciones La Vereda",
  "approved": true,
  "approved_at": "2023-11-02 18:25:33.722838",
  "rejected": false,
  "rejected_at": null,
  "created_at": "2023-11-02 18:19:16.794448",
  "updated_at": "2023-11-02 18:25:33.792208",
  "entity_id": "733",
  "employee_id": "10031",
  "approver_id": "2135",
  "rejector_id": null,
  "creator_id": "2135",
  "updater_id": "2135",
  "personal_time_off_type_id": "7",
  "days": "15",
  "pdf1": null,
  "pdf2": null,
  "piecework_payment_last_payrolls_total": "10431.230000",
  "piecework_payment_last_payrolls_days": "84.000000",
  "piecework_payment_subtotal": "1862.719643",
  "piecework_payment_total": "1897.750284",
  "paid": false,
  "paid_at": null,
  "rejected_reason": null,
  "enjoyed": true,
  "enjoyed_at": "2023-12-05 14:59:40.568445"
}

Obtener estructura para crear una solicitud​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/new.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": null,
  "zid": null,
  "start_datetime": null,
  "end_datetime": null,
  "notes": null,
  "approved": false,
  "approved_at": null,
  "rejected": false,
  "rejected_at": null,
  "created_at": null,
  "updated_at": null,
  "entity_id": 1,
  "employee_id": null,
  "approver_id": null,
  "rejector_id": null,
  "creator_id": null,
  "updater_id": null,
  "personal_time_off_type_id": null,
  "days": null,
  "pdf1": {
    "url": null,
    "thumbnail": {
      "url": null
    }
  },
  "pdf2": {
    "url": null,
    "thumbnail": {
      "url": null
    }
  },
  "piecework_payment_last_payrolls_total": "0.0",
  "piecework_payment_last_payrolls_days": "0.0",
  "piecework_payment_subtotal": "0.0",
  "piecework_payment_total": "0.0",
  "paid": false,
  "paid_at": null,
  "rejected_reason": null,
  "enjoyed": false,
  "enjoyed_at": null
}

Obtener estructura para editar una solicitud​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1/edit.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": "469",
  "zid": "268",
  "start_datetime": "2023-11-06 12:00:00",
  "end_datetime": "2023-11-24 22:00:00",
  "notes": "GRUPO 10-2023 Vacaciones La Vereda",
  "approved": true,
  "approved_at": "2023-11-02 18:25:33.722838",
  "rejected": false,
  "rejected_at": null,
  "created_at": "2023-11-02 18:19:16.794448",
  "updated_at": "2023-11-02 18:25:33.792208",
  "entity_id": "733",
  "employee_id": "10031",
  "approver_id": "2135",
  "rejector_id": null,
  "creator_id": "2135",
  "updater_id": "2135",
  "personal_time_off_type_id": "7",
  "days": "15",
  "pdf1": null,
  "pdf2": null,
  "piecework_payment_last_payrolls_total": "10431.230000",
  "piecework_payment_last_payrolls_days": "84.000000",
  "piecework_payment_subtotal": "1862.719643",
  "piecework_payment_total": "1897.750284",
  "paid": false,
  "paid_at": null,
  "rejected_reason": null,
  "enjoyed": true,
  "enjoyed_at": "2023-12-05 14:59:40.568445"
}

Actualizar una solicitud de tiempo personal​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X PUT \
  -d '{
    "personal_time_off_request": {
      "start_datetime": "2024-07-01T08:00:00",
      "end_datetime": "2024-07-05T17:00:00",
      "days": "5",
      "notes": "Vacaciones de verano actualizadas"
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": "469",
  "zid": "268",
  "start_datetime": "2023-11-06 12:00:00",
  "end_datetime": "2023-11-24 22:00:00",
  "notes": "GRUPO 10-2023 Vacaciones La Vereda",
  "approved": true,
  "approved_at": "2023-11-02 18:25:33.722838",
  "rejected": false,
  "rejected_at": null,
  "created_at": "2023-11-02 18:19:16.794448",
  "updated_at": "2023-11-02 18:25:33.792208",
  "entity_id": "733",
  "employee_id": "10031",
  "approver_id": "2135",
  "rejector_id": null,
  "creator_id": "2135",
  "updater_id": "2135",
  "personal_time_off_type_id": "7",
  "days": "15",
  "pdf1": null,
  "pdf2": null,
  "piecework_payment_last_payrolls_total": "10431.230000",
  "piecework_payment_last_payrolls_days": "84.000000",
  "piecework_payment_subtotal": "1862.719643",
  "piecework_payment_total": "1897.750284",
  "paid": false,
  "paid_at": null,
  "rejected_reason": null,
  "enjoyed": true,
  "enjoyed_at": "2023-12-05 14:59:40.568445"
}

Borrar una solicitud de tiempo personal​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X DELETE \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1.json

En caso de exito, retorna un codigo HTTP 204 No Content (sin cuerpo).

Desaprobar una solicitud​

Revierte la aprobacion de una solicitud aprobada que aun no ha sido gozada.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1/disapprove.json

Rechazar una solicitud​

Marca la solicitud como rechazada indicando la razon del rechazo.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "reject_reason": "No hay suficientes dias disponibles"
  }' \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1/reject.json

Revertir un rechazo​

Revierte el rechazo de una solicitud para que vuelva a estado en proceso.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_requests/1/disreject.json

Ver el saldo de tiempo personal de un empleado​

Devuelve el saldo con el historial completo de movimientos (solicitudes, incidencias y nominas que afectan el saldo).

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  https://app.zauru.com/payroll/personal_time_off/personal_time_off_balances/1.json

Esto devolverá un JSON similar a este:

{
  "id": "9126",
  "available_days": "0",
  "created_at": "2024-04-29 14:58:22.014126",
  "updated_at": "2024-04-29 14:58:22.014126",
  "entity_id": "733",
  "employee_id": "16000",
  "work_contract_id": "6417",
  "personal_time_off_logs_count": "0",
  "zid": "622"
}

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