Emitir Facturas de compras a Proveedores

El proceso de emisión de facturas de compras a proveedores tiene como objetivo registrar las adquisiciones a proveedores que operan en la economía informal o que, por diversas razones, no pueden proporcionar un documento contable convencional. En Guatemala, este procedimiento se denomina "Facturas Especiales", mientras que en El Salvador, el documento generado se conoce como "Facturas de Sujeto Excluido", y en Costa Rica se hace referencia a ellas como "Facturas de Compras".

Las facturas de compra constituyen un documento legal debidamente autorizado por las entidades de administración tributaria de cada país. Este documento se emplea como respaldo al adquirir bienes o servicios de personas individuales que, debido a la naturaleza de sus actividades o por circunstancias particulares, no emiten o entregan el correspondiente documento tributario.

A continuación, se detallan los pasos a seguir para la configuración y generación de Facturas Especiales.

Configuración

Término de pago (obligatorio)

A continuación, se detallan los pasos a seguir para configurar el término de pago:

1. Seleccionar Compras.

2. Seleccionar Configuración.

3. Seleccionar Nuevo término de pago.

A continuación llenar las casillas señaladas, por favor tome en cuenta que debe apoyarse con su contador o departamento contable para asegurarse que cuentas contables necesita utilizar.

Numeración Automática de Documentos (para Facturas Electrónicas Especiales FEL)

A continuación, se detallan los pasos a seguir para configurar la numeración automática de documentos:

1. Seleccionar Configuración.

2. Seleccionar Plantillas.

3. Seleccionar Nuevo número automático de documentos.

A continuación llenar las casillas señaladas, con las cuentas que corresponden.

1. Seleccionar Nota de Crédito y presionar el botón Actualizar.

2. Seleccionar la opción Id_number.

3. Digitar el texto FEL.

4. Seleccionar su emisor de facturas electrónicas.

Creación de Facturas Especiales

1. Seleccionar Ordenes de compra.
2. Seleccionar Compras.
3. Seleccionar Nueva orden de compra.

A continuación llenar las casillas señaladas, con los datos que corresponde.

1. Si es necesario digita en referencia una descripción de compra.
2. En término de pago seleccionar Factura Especial.
3. Busque a su proveedor o cree uno nuevo.

4. Si es compra de productos seleccionar la opción de Detalle de ïtem y seleccionar el/los ítem(s) comprado(s), si es algún servicio, seleccionar la opción de Detalle de cuentas y seleccionar la cuenta contable que implique el gasto realizado.

5. Desplazarse al final de la página y dar click en Crear la orden compra.

Partidas generadas en las ordenes de compra

Notar que la transacción hacia cuentas por pagar queda con valor de Q.100.00.

Diferencias entre la impresión y el registro de la Factura Especial

Notar que la Factura Especial da el total de Q.117.89.

API (llamadas desde sistemas externos)

Obtener ordenes de compra para un consolidado de factura especial

Devuelve las ordenes de compra que ya fueron recibidas pero que aun no han sido pagadas, disponibles para consolidar en una factura especial.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  https://app.zauru.com/purchases/consolidates/new_for_special_invoice.json

Crear consolidado de factura especial

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "consolidate": {
      "name": "Factura especial de agosto",
      "description": "Consolidado para factura especial",
      "purchase_orders_attributes": {
        "0": {
          "consolidated": "1",
          "id": "1"
        },
        "1": {
          "consolidated": "1",
          "id": "2"
        }
      }
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/purchases/consolidates/create_for_special_invoice.json