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Requisiciones de Compra

Este tutorial esta enfocado en la creacion de requisiciones de compra y su aprobacion para convertirlas en ordenes de compra.

Una requisicion de compra es una solicitud interna de compra de productos o servicios. Es el primer paso en el flujo de compras antes de generar una orden de compra. Las requisiciones permiten que los empleados soliciten productos o servicios que necesitan, y luego un aprobador revisa y aprueba estas solicitudes para generar las ordenes de compra correspondientes.

Crear una requisicion de compra​

Los pasos para crear una requisicion de compra son los siguientes:

  1. Ir a "Compras".
  2. Seleccionar "Requisiciones de Compra".
  3. Seleccionar "Nueva Requisicion de Compra".

imagen1

Le apareceran las opciones para crear una nueva requisicion de compra, los campos que debe llenar son los siguientes:

a. Coloque una breve referencia sobre la requisicion de compra.

b. Seleccione la agencia (bodega) para la cual se esta solicitando la compra.

c. Seleccione el empleado que esta solicitando la compra.

d. Coloque la fecha en que espera que se reciba la compra.

e. Seleccione el tipo de detalle:

  • Detalle de item: Si la requisicion es para productos de inventario.
  • Detalle de cuentas: Si la requisicion es para servicios o gastos.

f. Si selecciono "Detalle de item", seleccione los productos que necesita, la cantidad solicitada y el costo unitario estimado. Para agregar mas productos presione "+".

g. Si selecciono "Detalle de cuentas", seleccione las cuentas contables, el costo y una referencia. Para agregar mas cuentas presione "+".

h. Presione "Crear requisicion de compra" para guardar los cambios.

imagen2

Le aparecera un mensaje de exito notificandole que la requisicion fue creada exitosamente.

imagen3

Aprobar requisiciones de compra​

Las requisiciones de compra pueden ser aprobadas de dos formas:

  1. Aprobacion individual: Aprobar una requisicion a la vez.
  2. Aprobacion en lote: Aprobar varias requisiciones al mismo tiempo.

Aprobacion individual​

Los pasos para aprobar una requisicion individual son los siguientes:

  1. Ir a "Compras".
  2. Seleccionar "Requisiciones de Compra".
  3. Seleccionar "Detalles" (El Ojo) en la requisicion que desea aprobar.
  4. Seleccionar "Aprobar".

imagen4

Al aprobar la requisicion, esta cambiara su estado a "Aprobada" y ya no podra ser editada.

Aprobacion en lote​

La aprobacion en lote permite aprobar varias requisiciones al mismo tiempo y generar automaticamente las ordenes de compra agrupadas por proveedor.

Los pasos para aprobar en lote son los siguientes:

  1. Ir a "Compras".
  2. Seleccionar "Requisiciones de Compra".
  3. Seleccionar las requisiciones que desea aprobar marcando las casillas correspondientes.
  4. Seleccionar "Aprobar en Lote".

imagen5

Le aparecera el formulario de aprobacion en lote, los campos que debe llenar son los siguientes:

a. Verifique las requisiciones seleccionadas.

b. Para cada producto en las requisiciones, seleccione el proveedor al que se le comprara.

c. Verifique o ajuste el costo unitario de cada producto. El sistema le sugerira automaticamente el costo de la ultima compra realizada a cada proveedor.

d. Presione "Aprobar y Crear Ordenes de Compra".

imagen6

El sistema creara automaticamente las ordenes de compra agrupadas por proveedor. Le aparecera un resumen de las ordenes de compra creadas.

imagen7

Ver el resultado de la aprobacion​

Luego de aprobar una requisicion, puede ver el resultado de la aprobacion donde se muestran las ordenes de compra que se generaron a partir de la requisicion.

Los pasos para ver el resultado son:

  1. Ir a "Compras".
  2. Seleccionar "Requisiciones de Compra".
  3. Seleccionar "Detalles" en la requisicion aprobada.

En la parte inferior de la pagina podra ver las ordenes de compra creadas a partir de la requisicion.

Anular una requisicion de compra​

Si necesita anular una requisicion de compra, puede hacerlo de la siguiente forma:

  1. Ir a "Compras".
  2. Seleccionar "Requisiciones de Compra".
  3. Seleccionar "Detalles" en la requisicion que desea anular.
  4. Seleccionar "Anular".

La requisicion pasara a la lista de requisiciones anuladas. Puede ver las requisiciones anuladas seleccionando la pestana "Anuladas" en el listado de requisiciones.

API (llamadas desde sistemas externos)​

Obtener datos para una nueva requisicion de compra​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/new.json

Crear una nueva requisicion de compra de items​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "purchase_requisition": {
      "reference": "Requisicion de prueba",
      "expected_at": "2024-01-19",
      "requestor_id": "1",
      "agency_id": "1",
      "purchase_requisition_details_attributes": {
        "0": {
          "item_id": "1",
          "quantity": "10",
          "unit_cost": "100"
        },
        "1": {
          "item_id": "2",
          "quantity": "5",
          "unit_cost": "200"
        }
      }
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions.json

Crear una nueva requisicion de compra de cuentas​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "purchase_requisition": {
      "reference": "Requisicion de servicios",
      "expected_at": "2024-01-19",
      "requestor_id": "1",
      "agency_id": "1",
      "purchase_requisition_account_details_attributes": {
        "0": {
          "account_id": "1",
          "cost": "300",
          "reference": "Servicio de mantenimiento"
        }
      }
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions.json

Aprobar una requisicion de compra​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X PUT \
  -d '{
    "purchase_requisition": {
      "approved": "1",
      "approver_id": "1"
    }
  }' \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/1.json

Anular una requisicion de compra​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X DELETE \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/1.json

Listar requisiciones de compra​

Puede filtrar por alcance con el parámetro scope (pending, approved o all) y por agencia con el parámetro agency.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  "https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions.json?scope=pending"

Listar requisiciones anuladas​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/voided.json

Ver detalles de una requisicion de compra​

El 1 al final de la URL es el ID de la requisicion

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/1.json

Obtener datos para editar una requisicion de compra​

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/1/edit.json

Obtener el formulario de aprobación en lote​

Recibe el listado de IDs de requisiciones a aprobar y devuelve las requisiciones con sus detalles para preparar la aprobación en lote.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X POST \
  -d '{
    "purchase_requisition_ids": ["1", "2"]
  }' \
  https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/bulk_approve_form.json

Ver el resultado de una aprobación​

Devuelve las ordenes de compra que se generaron a partir de la requisición aprobada. Cuando se aprueban varias requisiciones a la vez, puede indicar los IDs adicionales con el parámetro other_ids separados por guiones.

curl -v \
  -H "Accept: application/json" \
  -H "Content-type: application/json" \
  -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" \
  -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" \
  -X GET \
  "https://app.zauru.com/purchases/purchase_requisitions/1/approval_result.json?other_ids=2-3"

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