Crear Clientes y/o Proveedores (Beneficiarios)

Los beneficiarios son clientes o proveedores de productos o servicios. Pueden ser categorizados de varias maneras, de acuerdo a la necesidad de su empresa. A continuación veremos como se manejan en Zauru.

Nuevo Beneficiario

Antes de poder comprar o vender tenemos que especificar a quien le estamos comprando o a quien le estamos vendiendo. Para llevar este registro debemos de crear un nuevo beneficiario. Los pasos para crear un beneficiario son los siguientes:

1. Ir a “Configuraciones”.
2. Seleccionar “Beneficiarios”.
3. Click en “Nuevo Beneficiario”.

Tipos de Beneficiarios

Hay tres tipos de beneficiarios:

1. Los beneficiarios que son proveedores. Los proveedores pueden ser "Proveedores de Bienes" o "Proveedores de Servicios" (que servirá en el libro de compras)
2. Los beneficiarios que son clientes.
3. Los beneficiarios que son clientes y proveedores a la vez.

Para especificar el tipo de beneficiario en Zauru simplemente hay que seleccionar una de estas casillas, o ambas si aplica, al momento de crear un nuevo beneficiario.

Otras Características del Beneficiario

Un beneficiario puede tener muchas características como por ejemplo su nit, la moneda en que se le factura o se le compra, su teléfono, dirección, etc. Para especificar estas características deberá colocárselas al momento de crear el beneficiario, las características son las siguientes:

1. Nombre comercial de su cliente o proveedor, Ejemplo: (Industria de Hamburguesas, S.A.)
2. Nombre común de su cliente o proveedor, Ejemplo: (McDonald´s)
3. Seleccione una categoría previamente creada para su cliente o Proveedor, Ejemplo: (Mayorista, Minorista). Esta categoría se puede vincular con un listado de precios, para manejar diferentes precios entre sus clientes o proveedores.
4. Coloque el NIT de su cliente o proveedor.
5. Coloque la moneda en que factura o compra a este beneficiario.
6. Coloque la dirección del beneficiario.
7. Segunda línea para la dirección del beneficiario.
8. Dirección de entrega de productos al beneficiario.
9. Dirección de la pagina web del beneficiario.
10. Coloque el numero de teléfono del beneficiario.
11. Coloque el correo electrónico del beneficiario.
12. Establezca el limite de crédito de su beneficiario, sin moneda, solo números.
13. Establezca un numero máximo de facturas al crédito no pagadas.
14. pendiente
15. Coloque el nombre del contacto de su cliente o proveedor.
16. Coloque el teléfono del contacto de su cliente o proveedor.
17. Coloque el correo electrónico del contacto de su cliente o proveedor.
18. Si tiene un segundo contacto de su cliente o proveedor coloque el nombre.
19. Si tiene un segundo contacto de su cliente o proveedor coloque el teléfono.
20. Si tiene un segundo contacto de su cliente o proveedor coloque su correo electrónico.
21. Coloque alguna nota referente a su cliente o proveedor.
22. Si tiene algún vendedor exclusivo para este cliente, selecciónelo de la lista de empleados.
23. Para guardar sus cambios haga click sobre “Crear beneficiario”

Importar un Grupo de Beneficiarios

Es probable que cuando comience a usar Zauru tenga tantos clientes y proveedores que sea casi imposible ingresarlos manualmente. Zauru le permite importar su listado de clientes y proveedores por medio de plantillas predefinidas de Excel, en donde usted puede colocar todas las características de sus clientes o proveedores. Los pasos para importar beneficiarios son los siguientes:

1. Ir a “Configuraciones”.
2. Seleccionar “Beneficiarios”.
3. Click en “Importar”

A continuación encontrara un listado con los campos permitidos para importar un listado de clientes o proveedores y las reglas permitidas para importar. Los pasos para importar un archivo de Excel son los siguientes:

4.Descargar la plantilla de Excel con los campos predefinidos. Los únicos campos obligatorios que debe llenar son:

1. Nombre (Name).
2. Moneda(Currency_id).
3. limite de crédito (credit_limit).

Las entradas de texto permitidas para cada campo están especificadas en la imagen de abajo y son las siguientes:

• Booleano: TRUE or FALSE, si no se especifica una de las dos variables en la importación el sistema asumirá que es FALSE.
• Numero Entero: Solo se permiten números sin punto decimal o separador de miles (comas).
• Numero con Decimales: Solo numero sin separador de miles (comas).
• Texto: Cualquier carácter es permitido.
• Cadena de texto: Cualquier carácter dentro de la cadena es permitido, pero que no sea mayor a 256 caracteres.

4.Al terminar de colocar los campos que desee importar en la plantilla de Excel deberá seleccionar el archivo a importar.

5.Seleccione el botón de “Importar beneficiarios” y espere a que Zauru suba sus beneficiarios, si aparece algún error en la importación, revise si su plantilla de Excel cumple las normas de importación.

Categorizar Beneficiarios

Puede que tus clientes o proveedores tengan alguna categoría, por ejemplo, cantidad de días de crédito, cliente mayorista o proveedor mayorista, etc. Y puede que esta categoría este vinculada con un termino de pago. Los pasos para categorizar un beneficiario en Zauru son los siguientes:

1. Ir a “Configuraciones”.
2. Seleccionar “Beneficiarios”.
3. Seleccionar la pestaña de “Categoría de Beneficiarios”.
4. Click sobre “Nueva Categoría de Beneficiario”.

A continuación deberá crear la categoría de su cliente o proveedor, los pasos son los siguientes:

1. Colocar el nombre de la categoría, Ejemplo: Mayorista.
2. Especifique si es una categoría para un cliente o un proveedor.
3. Agregue una nota sobre su categoría, Ejemplo: Esta categoría pertenece a los clientes que compran más de Q10,000 al mes.
4. Para guardar los cambios de click en “Crear categoría de beneficiario”.

Le deberá aparecer un mensaje de éxito en la pantalla.

Después de crear la categoría de beneficiario deberá colocársela a el cliente o proveedor que desea categorizar, los pasos para colocar una categoría a un beneficiario existente son los siguientes:

1. Ir a “configuraciones”.
2. Seleccionar “Beneficiarios”.
3. Click sobre “Editar” en el beneficiario que desea categorizar.

4. Seleccionar la categoría a la que pertenece este beneficiario y click en “Actualizar Beneficiario”.

API (llamadas desde sistemas externos)

Crear beneficiario

curl -v -H "Accept: application/json" -H "Content-type: application/json" -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" -X POST -d '{"payee":{"name":"Cliente Prueba", "tin":"12345678-9", "reference":"alguna referencia", "address_line_1":"1 calle 1-11", "currency_id": "1", "vendor": false, "buyer": true}}' https://app.zauru.com/settings/payees.json

Editar beneficiario

curl -v -H "Accept: application/json" -H "Content-type: application/json" -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" -X PUT -d '{"payee":{"id":"1", "name":"Cliente Prueba 2", "tin":"12345678-9", "reference":"referencia actualizada", "address_line_1":"1 calle 2-22", "currency_id": "1"}}' https://app.zauru.com/settings/payees/1.json

Obtener detalles del beneficiario

curl -v -H "Accept: application/json" -H "Content-type: application/json" -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" -X get https://app.zauru.com/settings/payees/1.json

Obtener listado de categorías de beneficiarios

curl -v -H "Accept: application/json" -H "Content-type: application/json" -H "X-User-Email: prueba@zauru.com" -H "X-User-Token: XSDFKK09238487DLFS" -X get https://app.zauru.com/settings/payees/payee_categories.json